ในการศึกษาที่จัดทำโดย Travelport ผู้บริหาร 57% รายงานว่าการไม่ปฏิบัติตามนโยบายการเดินทางของบริษัทเป็นหนึ่งในสามอันดับแรกที่พวกเขากังวล โดยทั่วไป เราจะพิจารณาเรื่องของการไม่ปฏิบัติตามในบริบทของการจัดการค่าใช้จ่าย แต่เมื่อพูดถึงหน้าที่การดูแล การปฏิบัติตามกฎระเบียบยังสามารถมีบทบาทสำคัญในความปลอดภัยของผู้เดินทาง
นโยบายการเดินทางของคุณควรระบุพื้นที่เสี่ยงและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจได้รับแจ้งเกี่ยวกับอันตรายที่เฉพาะเจาะจงและคาดการณ์ล่วงหน้าเป็นรายการโฆษณาภายในนโยบาย นี่เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่เราสนับสนุนให้ลูกค้าของเราทบทวนและปรับปรุงนโยบายอย่างสม่ำเสมอ สภาพอากาศที่ไม่เอื้ออำนวยและเที่ยวบินล่าช้าเป็นเรื่องปกติของการหยุดชะงักของการเดินทาง แต่คุณมีนโยบายใดบ้างสำหรับเหตุการณ์ที่คาดเดาไม่ได้และควบคุมไม่ได้ เช่น แผ่นดินไหวหรือการโจมตีของผู้ก่อการร้าย
บริษัทของคุณมีกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงที่ครอบคลุมหรือไม่? การจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางเป็นกระบวนการที่ระบุความเสี่ยงและเตรียมผู้เดินทาง ก่อนการเดินทางตรวจสอบภัยคุกคามและตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
ตรวจสอบนโยบายการเดินทางของคุณ? เก็บคำถามที่สำคัญเหล่านี้ไว้ เกี่ยวกับความปลอดภัยของนักเดินทางของคุณ:
- คุณสามารถประเมินจำนวนผู้เดินทางในบริษัทของคุณ และความต้องการด้านการเดินทางที่อาจเกิดขึ้นในปีหนึ่งๆ ได้หรือไม่?
- นักเดินทางเพื่อธุรกิจส่วนใหญ่ไปที่ไหน (ตามภูมิภาค ประเทศ เมือง และเส้นทางคมนาคม)
- หากคุณมีพนักงานไปยังพื้นที่เสี่ยงภัยเป็นประจำ พวกเขาต้องเตรียมตัวอย่างไร?
- หากมีเหตุฉุกเฉินในพื้นที่ที่คุณทราบว่ามีผู้เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ คุณรู้วิธีติดต่อพวกเขาไหม
- ความช่วยเหลือฉุกเฉินประเภทใดที่มีไว้สำหรับผู้เดินทางของคุณ และพวกเขารู้วิธีขอความช่วยเหลือหากจำเป็นหรือไม่
- คุณทดสอบการตอบสนองฉุกเฉินและโปรโตคอลการสนับสนุนครั้งสุดท้ายเมื่อใด
- คุณมีนโยบายเกี่ยวกับความเสี่ยงในการเดินทางที่ชัดเจนและเป็นปัจจุบันหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น นักท่องเที่ยวของคุณทราบหรือไม่?
อย่างที่คุณเห็น มีคำถามที่ถูกต้องมากมายเกี่ยวกับหน้าที่การดูแล การจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางประกอบด้วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล กฎหมาย การแพทย์ ความปลอดภัย และการจัดซื้อภายใต้นโยบายการเดินทางของคุณ หนึ่ง นโยบายการเดินทางที่มีประสิทธิภาพ จะตอบสนองความต้องการที่จำเป็นของแผนกข้ามสายงานเหล่านี้เพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
การหยุดชะงักของการเดินทางจะต้องเกิดขึ้น สัมภาระสูญหายและสภาพอากาศเลวร้ายต้องการความช่วยเหลือประเภทหนึ่ง ในขณะที่การเดินทางที่มีความเสี่ยงสูงไปยังพื้นที่ที่ไม่มั่นคงต้องการความช่วยเหลือประเภทอื่น นโยบายการเดินทางของคุณต้องชี้แจง กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง และพิจารณาทุกอย่างตั้งแต่การอนุญาตก่อนการเดินทางและการจัดการข้อมูลไปจนถึงการจัดการภาวะวิกฤตและขั้นตอนฉุกเฉิน
คุณจะต้องกำหนดประเภทความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง ลดหรือจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และตรวจสอบนโยบายการเดินทางของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นปัจจุบันและสมบูรณ์ ในฐานะผู้จัดการการเดินทาง คุณสามารถรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจากแผนกทรัพยากรบุคคล กฎหมาย ความปลอดภัย และแผนกอื่นๆ (รวมถึงผู้ช่วยเหลือบนท้องถนนของคุณ) เพื่อประเมินนโยบายการเดินทางของคุณเพื่อหาช่องว่าง โปรดจำไว้ว่า เมื่อพนักงานของคุณเดินทางในนามของบริษัท พวกเขาอยู่ภายใต้การดูแลของคุณ