การจัดการการเดินทางและค่าใช้จ่าย (TEM) แสดงถึงต้นทุนที่ใหญ่เป็นอันดับสองที่ควบคุมได้สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ เมื่อพิจารณาจากขนาดของค่าใช้จ่ายและความต้องการอย่างสม่ำเสมอในการควบคุมและลดต้นทุน จึงไม่น่าแปลกใจเลยที่การจัดการการเดินทางจะเป็นหนึ่งในบริการทั่วไปที่มีการเสนอราคา
ถึงกระนั้น แม้จะมีความถี่ของ RFP ในการจัดการการเดินทาง แต่ก็มีน้อยมากที่ได้รับการพัฒนาในลักษณะที่จะลดโครงสร้างต้นทุนของคุณ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับ TEM สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างมากในแต่ละปี โดยตัวแปรส่วนใหญ่อยู่นอกเหนือการควบคุมขององค์กรของคุณหรือบริษัทจัดการการเดินทางของคุณ (TMC)
คิดแบบนี้ ถ้าเศรษฐกิจร้อนขึ้นและ/หรือธุรกิจของคุณต้องเดินทางมากขึ้น ค่าใช้จ่าย T&E ของคุณจะเพิ่มขึ้นไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เป็นจริงเช่นกัน เศรษฐกิจที่ชะลอตัวจะทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังควบคุมค่าใช้จ่าย แม้ว่าคุณ (หรือผู้ให้บริการของคุณ) อาจไม่ได้ควบคุมก็ตาม
ข้อผิดพลาดทั่วไป 2 ประการที่เกิดขึ้นเมื่อต้องการจัดหาบริการด้านการเดินทางที่มีการจัดการคือ:
- การมุ่งเน้นที่เข้าใจผิดในการลดค่าธรรมเนียมให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อลดต้นทุน เมื่อประเมิน TMC ค่าธรรมเนียมเป็นเพียงส่วนหนึ่งของโครงสร้างต้นทุน คุณต้องประเมินความสามารถในการเข้าถึงค่าโดยสารที่ต่ำกว่าด้วย หลายครั้งที่ TMC ที่ดีที่สุดเรียกเก็บค่าธรรมเนียมการจองที่สูงกว่า แต่มากกว่าการชดเชยค่าธรรมเนียมเหล่านั้นด้วยการให้มูลค่าเพิ่มผ่านการประหยัดต้นทุน
- โฟกัสที่แคบในการจองการเดินทาง สิ่งที่น่าประหลาดใจอีกอย่างสำหรับบริษัทต่างๆ คือกระบวนการจองการเดินทางเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของโปรแกรมการเดินทางที่มีการจัดการ จุดสนใจเพิ่มเติมควรรวมถึงการเจรจาข้อตกลงกับผู้ขาย การอนุญาตการเดินทาง การจัดการการชำระเงิน การสนับสนุนโปรแกรม การเข้าถึงข้อมูล การวิเคราะห์ที่ครอบคลุม และการควบคุมโดยรวม ปัจจัยแต่ละประการเหล่านี้ส่งผลต่อผลกำไรและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
หากคุณเป็นผู้ซื้อครั้งแรกหรือเป็นผู้จัดการการเดินทางที่มีประสบการณ์ในการค้นหา TMC ใหม่ ให้ลองคิดแบบเดียวกับที่คุณคิดเกี่ยวกับการจัดซื้อในด้านอื่นๆ ของธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับเครื่องใช้สำนักงาน พนักงานไม่สั่งซื้อปากกาและที่เย็บกระดาษของตนเอง แต่พวกเขาส่งคำขอไปยังบุคคลที่กรอกแบบฟอร์มและสั่งซื้อ คุณอาจมีปากกาหรือกระดาษเฉพาะที่สั่งซื้อเป็นประจำ การมีกระบวนการที่พร้อมให้คุณมีโอกาสต่อรองกับผู้จำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานเพื่อรับข้อเสนอที่ดีที่สุด
การเดินทางก็ไม่ต่างกัน โปรแกรมการเดินทางเพื่อสุขภาพต้อง:
- จัดการความซับซ้อน
- สร้างความสมดุลระหว่างผลประโยชน์ที่แข่งขันกัน
- ใช้กระบวนการที่กำหนดไว้สำหรับการจองการเดินทาง การเจรจาข้อตกลง การวิเคราะห์ข้อมูลและ ขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
แม้ว่างานบางอย่างที่ทำโดย TMC อาจดูไม่แตกต่างจากตัวแทนการท่องเที่ยวแบบดั้งเดิมหรือแพลตฟอร์มการจองออนไลน์มากนัก สิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลังคือสิ่งที่จะกำหนดความสำเร็จของความพยายาม TEM ของคุณอย่างแท้จริง
เมื่อคุณพิจารณาวิธีการปรับปรุงผลลัพธ์ของโปรแกรมการจัดการการเดินทางของคุณ ต่อไปนี้เป็นสี่ขั้นตอนแรกที่คุณควรดำเนินการ
#1 การประเมินเบื้องต้นของคุณ
เช่นเดียวกับความคิดริเริ่มที่ประสบความสำเร็จ คุณต้องประเมินเป้าหมายปัจจุบันของคุณก่อน ตัวอย่างเช่น หากการประหยัดเงินเป็นวัตถุประสงค์หลัก (และสำหรับองค์กรส่วนใหญ่) คุณก็จะต้องมีกระบวนการสำหรับการจอง การอนุญาต และข้อตกลงของผู้จัดหา ไม่มีความลับใดที่หากพนักงานของคุณจองการเดินทางด้วยตนเองผ่านเว็บไซต์สำหรับผู้บริโภค พวกเขามักจะจ่ายเงินมากเกินไป สาเหตุเป็นเพราะเว็บไซต์บุคคลที่สามใช้เทคโนโลยีคาดการณ์เพื่อแสดงค่าโดยสารตามการซื้อครั้งก่อน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณมีผู้เดินทางที่ต้องการบินกับ American Airlines เที่ยวบินเหล่านั้นจะแสดงเป็นเที่ยวบินแรก
ขณะที่คุณคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงโปรแกรมการเดินทางของคุณ ให้พูดคุยกับนักเดินทางเพื่อธุรกิจชั้นนำของคุณ และค้นหาสิ่งที่พวกเขาชอบและไม่ชอบเกี่ยวกับโปรแกรมการเดินทางในปัจจุบัน นั่นจะทำให้คุณเข้าใจถึงสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล นอกจากนี้ คุณจะต้องการตรวจสอบข้อตกลงและกระบวนการของผู้จัดหาในปัจจุบันของคุณ ตลอดจนทบทวนวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งหมดสอดคล้องกัน
ข้อควรทราบประการหนึ่ง: ข้อมูลมีความสำคัญต่อการประเมินที่มีประสิทธิภาพ และน่าเสียดายที่องค์กรขนาดกลางส่วนใหญ่ไม่มีข้อมูลที่จำเป็นต่อการผลักดันต้นทุน ผลผลิต และการปรับปรุงประสิทธิภาพ นี่เป็นเหตุผลหนึ่งที่ทำให้การใช้ TMC ที่ถูกต้องมีความสำคัญมาก – ในการจัดหา ข้อมูลและการเปรียบเทียบ เพื่อให้แน่ใจว่าโปรแกรมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
#2 ปรับปรุงโปรแกรมของคุณด้วยเทคโนโลยี
มีเทคโนโลยีมากมายที่สามารถช่วยให้โปรแกรมการเดินทางของคุณคล่องตัว รวมถึงเครื่องมือการรายงานค่าใช้จ่ายอัตโนมัติที่จะช่วยให้นักธุรกิจของคุณสามารถป้อนค่าใช้จ่ายขณะเดินทางและส่งต่อไปยังผู้จัดการ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการติดตามใบเสร็จรับเงินที่เป็นกระดาษและกระทบยอดในภายหลัง ประหยัดเวลาและความยุ่งยาก
เทคโนโลยียังสามารถทำให้การจองและการอนุญาตง่ายขึ้นอีกด้วย มี เครื่องมือจองออนไลน์ ที่สามารถแสดงซัพพลายเออร์ที่ต้องการได้โดยอัตโนมัติและมีขั้นตอนการอนุมัติที่ปรับแต่งได้ หากผู้เดินทางจำเป็นต้องหลีกเลี่ยงแนวทางที่ตั้งไว้ล่วงหน้า
#3 ใช้ประโยชน์จากข้อมูลของคุณ
เมื่อคุณทราบข้อมูล เช่น จำนวนคืนโรงแรมที่องค์กรของคุณต้องการในหนึ่งปี และนักท่องเที่ยวของคุณต้องการเดินทางอย่างไร คุณก็จะอยู่ในตำแหน่งที่ดีขึ้นในการเจรจาต่อรองราคากับซัพพลายเออร์
TMC สามารถช่วยให้คุณเข้าใจตัวเลือกซัพพลายเออร์ที่ต้องการของบริษัทและต่อรองส่วนลดในนามของคุณได้ TMC จะใช้เครือข่ายความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่มีอยู่เพื่อเจรจาข้อตกลงที่ดีกว่าสำหรับคุณ
#4 กำหนดกระบวนการและ KPI
กระบวนการที่ราบรื่นและเชื่อถือได้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโปรแกรมการเดินทางที่มีการจัดการ ระบุฟังก์ชันสำคัญที่อยู่เบื้องหลังโปรแกรมของคุณ – สำรองด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง – จากนั้นกำหนด KPI เพื่อวัดประสิทธิภาพพื้นฐาน คุณอาจพบว่าการรีวิวของเรามีประโยชน์ คู่มือกระบวนการ T&E และใช้ 9 ขั้นตอนของโปรแกรมการเดินทางที่มีการจัดการเป็นแนวทางในการทำความเข้าใจหน้าที่ที่สำคัญภายในโปรแกรมของคุณ
TMC สามารถทำงานกับข้อมูลของคุณและใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเปรียบเทียบเพื่อกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณวัดผลและกำหนดความสำเร็จในแต่ละช่วงของโปรแกรมได้ เมื่อออกแบบ RFP ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเป้าหมายโปรแกรมและ KPI ไว้แล้ว ซึ่งจะกำหนดมาตรฐานสำหรับ TMC ทั้งหมดที่เสนอข้อเสนอสำหรับธุรกิจของคุณ
ขั้นตอนทั้งสี่นี้จะสร้างความชัดเจนที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ลดต้นทุน และปรับปรุงขวัญกำลังใจของพนักงาน ในขณะเดียวกันก็รับประกันว่าคุณออกแบบ RFP ที่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น แม้ว่าสี่ขั้นตอนที่สรุปไว้ที่นี่อาจไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำด้วยตัวเอง แต่เมื่อมีหุ้นส่วนการจัดการการเดินทางที่เหมาะสม ผลตอบแทนก็คุ้มค่า!